Welke processen kunt u als ondernemer automatiseren?
Veel tijd van zzp’ers en kleine bedrijven gaat op aan werk dat elke keer hetzelfde gaat: gegevens overtypen, mails versturen, facturen maken. Veel daarvan kunt u automatiseren met tools die u waarschijnlijk al gebruikt.
Herken het werk dat steeds hetzelfde gaat
Een goede kandidaat voor automatisering is een taak die vaak terugkomt, steeds dezelfde stappen heeft en waarbij u gegevens van het ene systeem naar het andere overzet. Schrijf een week lang op welke taken u herhaalt. Die lijst is het beste startpunt.
Nieuwe aanvragen direct opvolgen
Komt er een aanvraag binnen via uw website, dan kan er automatisch een contact worden aangemaakt in uw klantenlijst en gaat er een persoonlijke bevestiging naar de klant. Zo blijft geen aanvraag liggen, ook niet als u het druk heeft.
Van offerte naar factuur zonder overtypen
Gaat een klant akkoord met uw offerte, dan kan de factuur automatisch klaarstaan in uw boekhoudprogramma, zoals Moneybird. U controleert en verstuurt; het overtypen valt weg.
Herinneringen voor afspraken per e-mail
Een dag voor de afspraak ontvangt uw klant automatisch een herinnering per e-mail, met de juiste tijd en het adres. Dat scheelt u nabellen.
Overzicht zonder zoeken
Elke maandag een overzicht in uw inbox van nieuwe aanvragen, openstaande offertes en taken. Gegevens uit verschillende tools komen samen op één plek, bijvoorbeeld in Google Sheets.
Hoe begint u met automatiseren?
Begin klein, met het proces dat u nu de meeste tijd kost. Koppelingen maakt u met tools als Make of Zapier, die uw bestaande programma’s met elkaar laten samenwerken. In een kennismaking brengen we samen in kaart waar voor u de meeste tijdwinst zit.